Seperti bahasa Indonesia, bahasa Inggris juga memiliki bentuk resmi, termasuk dalam etika menulis email. Artikel ini akan membahas lima kesalahan menulis email bahasa Inggris resmi.
1. Salam Pembuka Tidak Tepat
Kesalahan umum pertama yaitu pemilihan salam pembuka yang kurang tepat. Berkirim email dengan teman, tentu berbeda dengan kolega.
Salam pembuka seperti “Hi” atau “Hello” merupakan salam dalam bentuk informal yang dapat Anda gunakan jika berkirim email dengan teman. Namun, salam dalam bentuk resmi berbeda.
“Dear, Mr/Mrs/Ms XXX” adalah bentuk resmi salam jika Anda mengetahui nama penerima. Adapun, “To whom it may concern” atau “Dear Sir/Madam” adalah bentuk resmi jika Anda tidak mengetahui nama penerima.
2. Menggunakan Abbreviation atau Singkatan
Kesalahan lainnya yaitu menggunakan abbreviation atau singkatan yang kurang sesuai. Singkatan membuat komunikasi lebih berwarna. Namun, tidak semua singkatan layak digunakan untuk email resmi karena dapat terkesan terlalu santai dan membingungkan pembaca.
Contoh beberapa singkatan yang kurang sesuai untuk email resmi:
- “Info” singkatan dari “information”
- “inspo” singkatan dari “inspiration”
- “IMO” singkatan dari “In my humble opinion”
- “Prob” singkatan dari beberapa kata yaitu “probably, probability, probable, probation, atau proboscis”
Ada pun contoh, singkatan yang umum dipakai untuk email resmi, di antaranya yaitu:
- RSVP singkatan dari bahasa Prancis “Répondez s’il vous plait” yang artinya dalam bahasa Inggris adalah “reply”. Singkatan ini biasanya digunakan dalam undangan resmi.
- “Re:” singkatan dari “reply”
- EOM singkatan dari “End of Message”
3. Menggunakan Contraction
Contraction adalah penggabungan antara subjek dengan to be. Contraction memberikan kesan alami dalam sebuah percakapan. Namun, seperti abbreviation, tak semua contraction tepat digunakan dalam email.
Contoh kalimat dengan contraction yang tidak tepat yaitu “I wanna share with you some related files”. Kata “Wanna” dalam ekspresi kalimat tersebut hanya tepat digunakan dalam percakapan informal.
Untuk situasi resmi, kalimat “I would” dalam bentuk contraction “I’d” lebih tepat digunakan. Contohnya pada kalimat berikut “I’d like to share with you some related files”. Kini, Anda dapat menghindari kesalahan menulis email bahasa Inggris. Jika Anda seorang profesional yang memiliki tantangan dalam berbahasa Inggris, ESQ Course siap membantu Anda dengan program kursus In House Training untuk profesional.
